ワークフローを導入したら何が変わるの？4つのメリットについて
現代のワークフローの意味は、これまでのワークフローの意味とは若干異なってきています。現在、多くの企業でワークフローの効率化を図っていますが、効率化に成功すると何が変わってくるのでしょうか。
導入することで得られる４つのメリットを見ていきたいと思います。
目次
ワークフローとは？初心者でも簡単にわかる3つの事
仕事に携わっていると、よく、ワークフローという言葉を耳にする機会があると思います。この言葉はどういった意味をもっているのでしょうか。
ワークフローに関して、初心者でもわかるように簡単に説明をしていきたいと思います。
1.事業者と作業者間の仕事の流れの事
ワークフローとは、企業内においてある業務に関する一連の作業の流れを表します。また、その作業の一連の流れを、どのような手続きを踏み、どのような内容で、どのように作業が進んでいくのかを図式化したものを表すこともあります。
ワークフローは、企業内において慣習化されていたり、ルール化されていたりなどする場合が多くあります。
2.業務手続を電子化する事が現代のワークフローとも言う
現代でのワークフローは、この一連の業務手続きが電子化されており、ワークフローシステムと呼ばれることもあります。ワークフローはシステム上で一元管理されています。
そのため、処理に必要な手続きがリレー形式で流れていき、処理が終了されるとデータとして自動的に保管されます。
3.ワークフロー化を行う事によって業務の効率化が可能
業務のワークフロー化を行うことで、業務の効率化が可能となります。
全てをシステム上で処理するため、紙での処理がなくなり、承認などの手続きのスピードが早くなります。業務の全体的な効率化を図るだけではなく、コスト削減も図ることが可能です。
ワークフローとは？フリーソフトで対応している企業の悩み
業務のワークフロー化をフリーソフトで対応している企業は多いと思います。
ですが、フリーソフトゆえの問題点がいくつかあるようです。
その問題点とはなんなのでしょうか。簡単に解説をしていきたいと思います。
悩み1.フリーソフトだと使えない機能も多く結局は費用がかさむ
ワークフローのフリーソフトは使用に制限があり、使用したい機能を使用しようとすると、料金が発生してしまい、結局は思っている以上に費用がかさんでしまうケースがあります。
メインに使う機能がなかったり、使用するメンバーなどが増えたりすると料金が発生してしまいます。フリーソフトは便利な分、実際にはあまり役に立つことのない機能がメインなのかもしれません。
悩み2.データが多くなると有料化する必要があるケースも多い
フリーソフトのワークフローは、使用するデータ量にも制限があるケースが多いようです。そして、ある一定のデータ量を超えると有料化となるケースが多いです。
データ量に制限があっては、逆に業務が滞ってしまったり、使用できなかったりして、業務に支障が出てしまいます。ワークフローの業務を行うためには、データ量など気にせず処理をする必要があります。
悩み3.データ紛失の恐れがあり不安を感じている
フリーソフトのワークフローは大変便利ですが、データ紛失の恐れがあると不安を感じてしまうのではないでしょうか。
フリーソフトだと、何より、セキュリティ面に不安を覚えます。ウイルスに感染してしまい、社内のデータが漏れる可能性があるでしょう。
ワークフローとは？クラウドを導入する事の4つのメリット
企業内でのワークフローを、クラウドで利用するサービスが提供されています。
クラウドワークフローを導入することで、業務にどのような良い変化があるのでしょうか。
ここでは、４つのメリットを簡単に説明していきたいと思います。
メリット1.業務の一元化をする事ができる
クラウドのワークフローを導入することで、業務の一元化を図ることができます。クラウドを利用することで、いつでもどこでも業務を行うことが可能であり、また、その業務の進駐具合を確認できます。
業務の一元化を図ることで、確実に業務の効率がアップします。
メリット2.決済期間の短縮を可能にして業務をスムーズに行える
クラウドのワークフローを利用することで、決済期間の短縮が可能であり、業務をスムーズに行うことができます。
決済担当者が社内に不在であっても、その担当者が社外からでも決済の承認を行うことができるため、これまでのように業務がストップしてしまうということがありません。
メリット3.手書き書類が減ってデータの整理整頓がしやすくなる
クラウド上でワークフローに関連する業務を行うと、書類が減り、書類などの整理がしやすくなります。
手続きに関する決まった処理をシステム上で行うことで、紙ベースでの処理をする必要がなくなり、全ての一連の手続きを行なった後は、データとして保存して終了する、といった形になります。
メリット4.業務にかかっていたコストや時間を削減する事が可能となる
これまでの業務にかかっていたコストや時間を削減することを、クラウドのワークフローを導入することで実現できます。手続きのペーパーレス化を行うことができ、クラウドという形を導入することで、時間と場所を気にせず業務を行うことが可能です。
時間の削減を図ることで他の業務を行うこともでき、部署全体の作業の効率化を図ることができます。
ワークフローのまとめ
これまでのワークフローは、モノと人に頼ったビジネススタイルでしたが、最近では、クラウドを利用することでいつでもどこでも業務を行うことができるようになってきています。
クラウドでワークフローの業務を一元管理することで、無駄のない、効率の良い作業を行うことができます。クラウドのワークフローが全体の作業効率を上げる手段となるのは間違いないでしょう。
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