ワークフローシステムを導入する時の注意点と4つの失敗例
自社の業務の効率化を図るためにワークフローシステムの導入を検討する企業が数多くあります。ワークフローシステムの導入にあたり、気をつけるべき注意点と、導入に失敗してしまった4つの例を紹介していきたいと思います。
同じ失敗を起こすことのないよう、ぜひ、参考にしてみてください。
目次
ワークフローシステム導入の4つのメリットとは？
ワークフローシステムは、これまでのワークフローでの業務を電子化するシステムです。
ワークフローの業務を電子化することで、業務に関してさまざまなメリットを得ることが可能です。具体的に４つのメリットをみていきたいと思います。
第1のメリット:書類がゼロに!?ペーパーレス化
ワークフローシステムを導入することで、これまでの一連の作業で発生していた書類を0にできます。業務の中で、ペーパーレス化を実現できることがまず、第1のメリットだといえます。ペーパーレス化は、業務の手続きの全てを電子化したことで実現します。
第2のメリット:各種業務全般を電子化する事ができる
ワークフローシステムは、各種業務全般を電子化することが可能です。
部署ごとに業務の内容は異なりますが、ワークフローシステムは各部署ごとの業務に対して柔軟に対応できるため、部署ごとに業務全般の電子化を図ることができます。
第3のメリット:必要なデータや書類をすぐに取り出す事ができる
ワークフローシステムは、業務全般を電子化しているため、必要なデータや書類を検索してすぐに取り出すことが可能です。
紙ベースの書類を探そうとすると、まず、書類を整理しているファイルから探す必要があります。1つの書類を探すのに結構な時間がかかってしまうことから、ワークフローシステム導入のメリットを実感できることでしょう。
第4のメリット:適正なルートで業務手続が可能となる
各種業務には一連の流れがあり、1つの書類を作成するためにいくつもの承認を得る必要がある場合があります。このような業務の際も、ワークフローシステムを導入すると、承認者がいつでもどこでもシステムにアクセスして承認を行うことが可能です。
ワークフローシステムでは、こういった、適正なルートでの業務手続きがしやすくなります。
ワークフローシステム導入のデメリットと4つの失敗例
ワークフローシステムのメリットを紹介してきましたが、導入に関してはメリットだけではありません。もちろん、デメリットも存在します。
ワークフローシステムを導入したことで生じてしまった失敗例を4つ、紹介したいと思います。
失敗例1:業者を良く調べず契約してしまって失敗した
ワークフローシステムのサービスを提供している業者は多数存在します。
コストの面だけを重視して、業者のことを良く調べずに契約してしまい、導入に失敗してしまうという場合もあります。
契約する前は、サービスの内容が自社のものと上手く合致するのか、また、提供している業者のことは前もって調べておく必要があるでしょう。
失敗例2:自社の業務にワークフローシステムが合っていない
ワークフローシステムを導入したのはいいが、自社の業務の導入したシステムが合わなかったという失敗例もあります。業者のセールスポイントやコストの面だけに注目して、導入してしまうことで、自社のフォームに全くそぐわない、欲しい機能がついていないなどといった問題が発生してしまう恐れがあります。
失敗例3:導入したワークフローシステムのカスタマイズがセルフだった
ワークフローシステム導入の失敗の1つに、システムのカスタマイズをセルフで行うタイプのものだったということがあります。ワークフローシステムは全ての業務を自動で行えるようにするために、複雑に連携することで成り立っています。
導入したものの、自分たちでカスタマイズできない、またはワークフローの設計がまだきちんとできていなかった、などの理由で導入に失敗してしまうことがあります。
失敗例4:自社と外部の連携ができなかった
導入したワークフローシステムが、外部との連携ができなかったという失敗例もあります。自社の既存のシステムや他の部署のシステムと連携ができないと、同じデータを共有できないため、なかなか業務の効率化を図ることができません。
ワークフローシステム導入をクラウドで行う時の注意点
クラウドのワークフローシステムの導入を行う際の注意点は、どのようなものがあるのでしょうか。導入にあたり、気をつけるべきポイントを具体的に説明していきたいと思いますので、参考にしてみてください。
注意点1:自社の業務内容に適した業者をしっかりと選ぶ
クラウドタイプのワークフローシステムは実にさまざまな種類があり、業者もさまざまなオリジナリティを出し、サービスを展開しています。
ワークフローシステムの導入で大切なことは、自社の業務内容に業者の提供するサービスが適しているのかを見極めることです。
自社の業務内容に合わないサービスを導入してしまうと、逆に業務の効率が下がってしまう可能性があります。
注意点2:オールインワンではなくチョイスできるかどうかも重要
ワークフローシステムには、オールインワンで提供されているタイプ、いくつものサービスをチョイスしていくタイプに分かれます。オールインワンのタイプだと、必要な機能や不必要な機能がセットになっている場合があります。
自社に適したワークフローシステムを選択するためには、必要なサービスだけをチョイスできるのか、といったことも重要なポイントです。
注意点3:業務の事を理解してくれる業者に相談すると良い
企業には、独自のワークフローが存在します。
自社のワークフローに合致するシステムを導入するためには、まず、業務のことをよく理解している業者に相談することをおすすめします。プロに相談することで、自社に必要なサービスや不必要なサービスを適切に見極め、より良いアドバイスをしてくれるでしょう。
注意点4:自社に何が必要なのかをまずは検討して導入をする
ワークフローシステムの導入の前に、なぜ、ワークフローシステムを導入するのか、業務の効率化を図るためには何が必要なのかをあらためて検討することが大切です。
システムの導入をする目的を理解し、さらに、既存のワークフローで改善できるポイントがないかどうかを見直すことも必要です。
ワークフローシステム導入のまとめ
ワークフローシステム導入のメリットと失敗例を見てきました。
ワークフローシステムを最大限に活用するためには、自社のワークフローの問題点や改善点を洗い出す作業が必要となってくるのではないのでしょうか。
ワークフローシステム導入の前に、導入する目的などを明確化し、業者との綿密な打ち合わせをすることが大切です。
そうすることで、自社に適したワークフローシステムの導入を行うことができ、業務の効率化を図ることができるでしょう。
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