• Baptiste Bassot

中小企業の業務効率化に必要なツールと4つの成功事例



中小企業にとって業務効率化は経営の基本であり、永遠の課題ともいえます。

業務効率化を図るために欠かすことのできないITツールを紹介するとともに、ITを導入することで業務効率化に成功した事例を紹介していきたいと思います。


目次

  1. 中小企業の業務効率化とは?ITシステムとの関係

  2. 中小企業の業務効率化の4つのメリット

  3. 中小企業の業務効率化の事例と有効なITツール

  4. 中小企業の業務効率化のまとめ

中小企業の業務効率化とは?ITシステムとの関係

中小企業が課題にしていることの一つに、「業務効率化」があります。

よく耳にする言葉ですが、「業務効率化」とはどのような意味を指すのでしょうか。

また、「業務効率化」を図るためにはITシステムがどのように関わってくるのでしょうか。


業務効率化とは業務を素早く効率よくする事

業務効率化とは、業務を素早く効率よく処理することを指します。業務を行う上で無駄を省き、業務を素早く処理することで、短い時間で最大限の利益を図ろうとするものです。

業務効率化は、企業にとっての利益を生むだけではなく、人にとってもさまざまな利益を生み出します。


コストの削減や時間のロスを改善を行う事

また、業務効率化はコストの削減を図ることや、時間のロスを改善するといった効果も期待できます。業務内容を改めて見直すことで、無駄な処理や無駄な作業を再確認することができ、業務効率化を図っていくことができるでしょう。


ITを活用しただけでは業務効率化はできない

オフィスにITをただ導入しただけでは、業務効率化を図ることは難しいでしょう。

業務の中で、ITを導入することで処理が早くなるものや、逆に効率が悪くなる作業があります。業務内容を精査し、いったん、業務内容全てを洗い直す必要があります。


業務内容にあったITツールを使用する事で効率化を可能とする

業務効率化を図るためには、業務内容にあったITツールの使用をおすすめします。

業務内容に合ったITをツールを使用することで作業の無駄を省くことができ、または、コストの削減を図ることも可能となってくるでしょう。




中小企業の業務効率化の4つのメリット

中小企業がITをツールを最大限に利用することで、企業や人にもたらす4つのメリットが存在します。それは一体、どういったものなのでしょうか。

簡単に説明していきたいと思います。


情報の共有がしやすくなる

ITツールを利用して業務効率化を行うと、情報の共有がしやすくなるといったメリットがうまれます。情報を共有することで作業の進捗状況などを把握しやすくなり、作業をスピーディーに進めることも可能です。

情報の共有は業務を円滑に進める上で、大切なものであるということを再確認できるでしょう。


営業活動がやりやすくなる

営業活動は、メインの営業以外にもさまざまな付随業務が存在します。

その付随業務に時間を取られがちであることも多いと思います。

業務効率化を図ることで、営業活動の隙間時間に付随業務を処理することが可能です。

そして、営業活動に専念しやすくなり、企業にとっても収益アップにつながる可能性があります。


事務処理のスピードがアップする

業務効率化を図る上で、事務処理をスピードアップさせることがポイントとなるでしょう。

ITを活用することで、業務内容を一元管理することが可能になり、事務作業のほとんどをパソコンで処理できるようになります。

また、ペーパーレス化を図ることも可能になるため、コストの削減にもつながります。


システム管理業務の簡素化ができる

業務効率化を図るためにITを上手く活用すると、システム管理業務の簡素化が可能です。

すべての管理業務を一元化することで、情報を共有して作業の効率化を図ることができ、事務処理アップにもつながります。


業務内容に合ったITシステムを導入することで、企業全体の業務効率化を図ることも可能となるでしょう。



中小企業の業務効率化の事例と有効なITツール

中小企業が業務効率化に成功した事例にはどういったものがあるのでしょうか。

また、さまざまなスタイルの業務内容が存在しますが、業務内容に合う有効なITツールにはどういったものがあるのでしょうか。


具体的な事例に沿って紹介していきたいと思います。


ビデオ会議やタブレットの導入で会議の手間や移動が不要になった

まず、事例の1つにビデオ会議やタブレットの導入で会議の手間や移動が不要になったというものがあります。

タブレットを使用することで、オフィスの外でも会議に参加することが可能であり、また、会議に使用する資料する紙なども不要になり、資料を共有することで対応が可能になります。


電子カタログやタブレットの導入により営業効率がアップした

電子カタログやタブレットの導入で営業効率のアップを図ることも可能です。

商談の際にタブレットを提示することで、常に最新の情報を利用して営業活動を行うことができます。商品の在庫確認もスムーズに行えるため、顧客の要望に即座に応えることが可能になり、企業の利益に直結します。


ファイル共有機能の導入で情報共有の効率化が可能になった

ファイル共有機能を導入することで情報共有を行うことができ、作業の効率化を図ることもできます。情報共有を行うことで、情報の伝達スピードが格段にアップします。

また、全てのファイルを一つにまとめることで、いつでもどこでも最新の情報を確認することが可能です。


クラウド機能の導入で業務コストの削減が可能となった

クラウド機能を導入することで、事務処理の速度がアップします。

また、事務処理一連の流れをクラウド上で行うことでペーパーレス化を図ることが可能となり、コスト削減が実現できます。




中小企業の業務効率化のまとめ

中小企業がITツールを利用して業務効率化を導入した際のメリットなどを紹介してきました。業務効率化をすすめるためには、自社の業務内容に合ったITシステムを導入することが大切です。


そのためには、業務内容を全て洗い出し、また、業務を行っているスタッフにも聞き取りを行い、何のために、どのような業務効率化を行う必要があるのかを再確認する必要があります。そうすることで、業務効率化をうまくすすめることができるでしょう。


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