中小企業の一元管理とシステムを導入すべき4つの理由
中小企業が目指す、一元管理とはどういったものなのでしょうか。
また、一元管理システムをなぜ、中小企業は導入するべきなのでしょうか。
一元管理システムの導入が勧められる4つの理由を解説していきたいと思います。
目次
中小企業の一元管理で販売や生産はどう変わるのか？
中小企業が自社の全ての情報を一元管理することで、販売や生産はどのように変化するのでしょうか。一元管理を導入することで、どのようなメリットを感じることができるのでしょうか。
簡単に説明していきたいと思います。
中小企業の一元管理とは何か？
中小企業の一元管理とは、企業の中のさまざまな部門で扱われている情報をまとめて管理することを指します。部門ごとに管理されていた業務を連動し、まとめて管理することで情報が扱いやすくなり、企業全体の業務の効率化を図ることが可能です。
一元管理をする事で全ての情報を共有できるようになる
一元管理をすることで、企業を構成する部署の情報をまとめて管理するため、部署間で全ての情報を共有することが可能となります。全ての情報を部署など関係なく共有ができるため、必要な時に必要な情報をすぐに把握することが可能です。
一元管理をする事で在庫管理がスピーディーになる
一元管理を行うと全ての部署の情報が連動しているため、在庫管理がスピーディーになるメリットがあり、どの部署においても、更新された新しい情報を把握できます。
扱う商品の動きに合わせて常に情報が更新されるため、事務処理や顧客の対応などでもスピーディーに業務を行うことが可能です。
一元管理をする事で生産性が上がり業績を上げる事ができる
全ての部署の情報を一元管理することで、いつでもどこでも必要な情報にアクセスすることが可能となるため生産性が上がり、業績を上げることができます。
部署間の垣根を超えて必要な情報にアクセス可能なため、業務の処理スピードのアップの効果も期待できるでしょう。
中小企業が一元管理にERPを導入した方が良い4つの理由
中小企業が一元管理を導入するためにERPと呼ばれるシステムを導入することになります。ERPを導入することで、企業にとって4つのメリットを得ることができると考えられるのですが、それはどのようなメリットなのでしょうか？
理由1.事業者間の情報共有が可能となり在庫や生産の管理がしやすくなる
ERPを導入することで事業者間の情報共有が可能となるため、商品の在庫管理や生産の管理がしやすくなるでしょう。
事業者間のシステムが一元管理されているため、常にリアルタイムの情報を共有することで、情報に即した処理をスムーズに行うことが可能です。
理由2.情報の一元化によって余計なコストを削減する事が可能となる
情報の一元管理を導入することで、余計なコストを削減することが可能です。
それぞれの部署には、昔ながらの慣習であったりやり方であったりなど、隠れた無駄が存在し、コストがかかっていたりするものです。業務の一元管理を行うことで、そういった無駄なコストを削減できるでしょう。
理由3.データベースの使用によってペーパーレスが可能となる
一元管理を導入することにより、ほとんどの処理をパソコンやスマートフォン上で行うことが可能であり、ペーパーレス化が実現できます。
また、その処理した業務などもシステム上に保存されていくため、情報の管理も行いやすくなります。
理由4.データの正確性が高まり企業の信頼性も高まる
情報を一元管理することは、全ての部署とのデータの整合性がとれているかがポイントになってきます。部署ごとで処理することはなくなるため、今まで生じていた二重処理による入力ミスなどがなくなります。
そのようなミスが減ることでデータとしての正確性が高まり、結果として企業の信頼性も高めることができるでしょう。
中小企業の一元管理のシステムを導入するには？
中小企業が一元管理システムを導入するには、どのような手順を踏んでいけないいのでしょうか。導入を検討し、導入に至るまでの流れを簡単に説明していきたいと思います。
自社のケースをイメージしながら、ぜひ、参考にしてみてください。
step1.自社の問題点を検討してどんなシステムを導入するかを決める
一元管理システムを導入しても、自社の問題点を改善でき、自社の業務内容に合ったものでないと導入するメリットはありません。一元管理システムを導入する際には、しっかりと問題点を洗い直し、導入する目的を明確にするようにしましょう。
step2.条件を満たすシステムの設計を行うまたは依頼する
一元管理システムを導入後は、自社の業務内容に合うように条件を満たすシステムの設計を行うか、または外部にシステムの設計を依頼する必要があります。
システムの設計をきちんとやっておかないと、一元管理システムを導入しても業務効率が下がってしまう場合もあります。
step3.システムを実際に実装して運用を始める
一元管理システムを自社の業務内容に合うように実装が完了したら、いよいよ運用スタートです。運用後は、システムが上手く稼働するようにスタッフへの研修が必要でしょう。
スタッフがシステムを利用できないことには、一元管理システムの導入が失敗となってしまうかもしれません。全スタッフが問題なく利用できるよう徹底した研修が必要です。
step4.自社にあったシステムの設計や実装に適した業者を探す
一元管理システムを導入する際には、自社の業務内容に合うようシステムを設計し、実装する必要があります。過去に、自社と同じタイプのシステムの実装の経験があるのか、実装後、問題が発生した際には対応してもらえるかどうかなどを確認しておくと良いでしょう。
中小企業の一元管理のまとめ
一元管理システムを導入するメリットや導入するまでの流れを簡単にみてきました。
一元管理システムを導入するためには、導入までの入念な下準備や自社のシステムに合う最適な業者を見つけることが導入成功の鍵だといえます。
自社に最適なシステムを導入し、業務効率化や生産性をアップさせてみてはいかがでしょうか。
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