【簡単解説】中小企業が業務フローで改善する時の4つのステップ
最近では、クラウドの発達が急速にすすみ、クラウドを利用して業務フローの改善を提案する事業者が多くみられるようになってきています。
そういった流れの中で、自社の業務フローの改善を検討する中小企業も増えつつあります。
中小企業が業務フローの改善を行う際の4つのステップを簡単に解説していきたいと思います。
目次
中小企業の業務フローで改善したい3つのポイント
中小企業が業務フローの改善を図りたいと感じている3つのポイントがあります。
それはどういった理由から、改善を図りたいと感じているのでしょうか。
3つの理由を具体的に見ていきたいと思います。
理由1:事業者間のやり取りを改善したい
まず、事業者間のやり取りがスムーズに行われないため、そのやり取りを改善したいといったものがあります。例えば、営業部門で、見積書や契約書を作成する際に、一度、会社に戻り、各書類を作成して、上司に稟議を回すといった流れがあると思います。
その業務を出先でできるようにすれば、効率的に書類を作成し、取引先とのやり取りがもっとスムーズに行えるようになるでしょう。
理由2:事務処理をデータ化してペーパーレスにしたい
事務処理をデータ化することで、ペーパーレス化を進めていきたいと検討する中小企業が多くあります。
ペーパーレス化が実現できると、書類の整理や管理がしやすくなるといったメリットがあります。また、必要な書類をすぐに検索して探すことも可能であり、タイムリーな経営を行うことができます。
理由3:本社・支社の社内環境を整えたい
企業全体の業務フローを改善しすることで、本社や支社間の社内環境を整えることができます。企業全体の業務フローを一元管理することで、必要な時に必要な部署のシステムにアクセスできます。
また、支社の書類やデータを本社が管理しやすくなるため、企業全体の社内環境を整えることが可能となります。
中小企業の業務フロー改善の3つの目的とは
自社の業務フローにはさまざまな改善すべき問題はありますか。それはどういった問題なのでしょうか。
多くの中小企業が業務フローの改善を目指す、3つの目的があります。その目的をみていきたいと思います。
目的1:業務全体の効率化ができる
業務フローの改善を行うことで、業務全体の効率化を図ることができます。
一連の業務の電子化や、各部署のシステムを一元管理することでデータへのアクセスや作業がスムーズになり、これまで以上に、業務にかかっていた時間の削減を図ることができます。
目的2:生産性の向上ができる
業務フローの改善を行うことで業務全体の効率化を実現できると、生産性の向上も図ることができます。
各部署とデータを共有でき、時間や場所に関係なく書類の作成や承認などを行うことができると、次の業務にスムーズに取り掛かることができるようになります。
目的3:労働環境を改善する事ができる
業務フローの改善によって労働環境を改善することも可能です。例えば、業務を電子化できるようになると、時間や場所に関係なく業務を行うことができます。
スマートフォン上で業務を行うことができるようになると、営業先から戻ってくる最中に、必要な書類を作成できるため、時間を有効利用できます。
中小企業の業務フローによる改善のための4ステップ
中小企業が業務フロー改善を行っていくためには、4つのステップがあります。
その、4つのステップとは、一体、どういったものなのでしょうか。
簡単に解説をしていきたいと思います。
ステップ1：改善をすべき点を調べて目標を定める
業務フローの改善を行うためには、改善すべき点を調べて目標を定めることが大切です。
自社の業務の中で、慣例になっているが無駄を感じる作業など、全ての業務を洗い出し、見直しましょう。そうすることで、無駄がわかり、目標を立てやすくなるでしょう。
ステップ2：現状を分析して具体的に計画を立てる
業務フローの改善を行うためには、現在、どのような流れで業務を行い、最終的にどのような形でデータ等を管理しているのか、全てを把握する必要があります。
その中で、必要な業務、不必要な業務など、業務内容全体を分析し、具体的にどのような形で業務フローの改善を図っていくべきなのか、計画を立てることが大切です。
ステップ3：クラウドERPの事業者を選ぶ
具体的な業務フローの改善の計画を立てることができた後は、クラウドERPの事業者を選びましょう。
自社の業務フローに、ERPがマッチしていないと導入の意味がないため、しっかりと事業者と打ち合わせを行い、自社の業務フローに最適なクラウドERPを選ぶようにすることが大切です。
ステップ4：クラウドシステムを導入して運用を始める
最適なクラウドERPのシステムが見つかれば、システムを導入して運用を始めます。
システムを利用するスタッフ全員が直感的に操作しやすいERPが理想です。皆でシステムを利用することで、業務の効率アップ、生産性の向上、労働環境の改善ができるようになるはずです。
また、システムを利用することで必要な機能や不必要な機能を再確認することができるため、より良いシステムの運用を行うことができるでしょう。
中小企業の業務フロー改善のまとめ
中小企業で業務フローの改善を行うことで、社内だけではなく取引先ともスムーズにやり取りを行うことが可能です。
業務フローの改善を行うためには、現状の作業内容を全て確認し、その中に存在する無駄な作業を見つけることが大切です。社内の業務フローを再確認したあとで、自社に合った最適なERPを導入して、業務フローの改善を図っていきましょう。
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