予算管理をエクセルで運用するデメリットとは？事例を公開（コールセンター業）

（本内容はWebサイト改修に伴い非公開となった過去インタビューの再掲載記事です）

ルーティン業務の大幅改善により、経営資料の分析・充実化へ！～コールセンター業A社～

実績値の入力工数→半日から30分に短縮！

　A社様は、主軸である「サービスデスク・コンタクトセンター運用サービス」を中心に、クライアント企業の課題やニーズにあわせ、「教育・研修サービス」「マニュアル作成サービス」等多彩なサービスを組み合わせたトータルソリューションを構築し、クライアント企業をサポートしております。

駆使してもキリが無い、21ファイル(数百シート)におよぶエクセル管理が本業務を圧迫

　期初予算や毎月の見通しを管理している各帳票はエクセルで管理しており、関数等を駆使し予算、実績値データを手計算交えて反映し集約をしておりましたが、以下のような問題点を抱えておりました。

　・計算式が正しいか、という検証に関する工数

　・関数及びマクロのエラーチェック

　　(現場ユーザーがエクセルの行を追加すること等が原因)

　・成約高の見込・実績など複雑な手作業・手計算による工数(4〜5時間/1回)、

　　及びそれに伴う手計算ミス多発(不備があった際には都度、原因究明に2〜3時間)

　・各組織の数値集約に伴うマクロ実行時間(各マクロ実行に30分)

　・データの一元管理/バージョン管理ができない

<参考:運用エクセルデータ量>

※「課」集約:16ファイル(13シート/ファイル)

※「部」集約:3ファイル(14シート/ファイル)

※「本部」集約:1ファイル(4シート/ファイル)

※経営会議資料用:1ファイル(5シート/ファイル)

上記の内容と共に当該業務が属人化されていき、担当者は本来の業務と平行して各種エクセルを管理・修正しなければならなく、限られた工数を本業務に費やさなければならない状況でした。

低価格のクラウドサービス！抵抗を感じさせない入力画面！柔軟な設定運用！

【Workday Adaptive Planningを選んだ理由】

エクセルと似た画面設計のため、エンドユーザーからすると今までのオペレーションとで

きる限り変わらず売上予測値を入力できる点です。

また、他社システムではランニング費用が非常にかかる上、設定変更時には都度費用が発生するものでした。 　しかし、Workday Adaptive Planningではアカウント毎に料金設定されているため、小規模導入で費用が抑えられるメリットがありました。また、管理者にて自由にシートや数式を設定変更可能なため、運用中の想定外のコストがなく魅力的でした。

クラウドという特性でサーバー等を自社内に設ける必要がなかったのも導入し易いポイントでした。

自動集計によるルーティン業務(マクロ実行時間)が半日→30分と大幅削減！

【導入後の様子】　 また、他社システムではランニング費用が非常にかかる上、設定変更時には都度費用が発生するものでした。 　しかし、Workday Adaptive Planningではアカウント毎に料金設定されているため、自動集計されるため管理部側での集計作業が激減しました。

　以前は、数値が異なっていると、エラー内容や不整合数値から確認・調査し、その都度各種ファイルのマクロを稼働させなければならず、非常に時間を要しておりました。 　Workday Adaptive Planningを導入することにより、組織や集約をロジック化したことでシームレスな運用が可能となっております。

数値の精度向上

　今まで手計算していた成約実績・見込数値が計算ロジックの設定により自動化されたためミスが減少した結果、予測数値の精度が高くなりました。また、Workday Adaptive Planningの機能にて一定期間で実績値の入力ロックができるため、現場での数値改ざんが不可能になったことも数値精度向上に繋がっております。

経営会議資料の充実

　エクセルで作成するには複雑な内容のレポートや資料が、BI機能を持つWorkday Adaptive Planningでは特別な技術無く、マウス操作のみで作成できるため、色々な角度からの資料がスピーディに作成できるようになりました。 具体的には、実績データだけでなく受注見込みを含めたレポートや取扱いサービスの売上ランキングを作成しております。

　経営層からの要求にもタイムリーな資料作りが出来るため、社長からは「このような分析レポートが欲しい時に確認できる「Workday Adaptive Planning」がないと仕事にならない」との評価です。

　またレポート作成に限らず、先週時点の見通しと今週時点での数値差異が一瞬で分かる「バージョン管理機能」を利用することで、今まで時間を大幅に割いていた分析作業にも貢献しております。

ダッシュボード機能をマスターしてさらに有効活用したいです

【今後の展望】

　ダッシュボード機能を今まで使用しておりませんでしたが、ログイン時にすばやく目的の数値をチェックする本機能を有効活用できればと思います。どういったレポートをダッシュボードに設定するか、今後検討していく予定です。

【レポート作成機能の普及】

　まだまだ作業者レベルにはレポート機能を普及しきれておりません。多角的角度から数値を比較できる本機能を、各作業者にも活用いただくため普及活動を行っていく予定です。 Workday Adaptive Planningとは？＞＞ https://bit.ly/38d0HzA