予実管理ツールの効果とは？導入事例を公開（クラウド事業社）

（本内容はWebサイト改修に伴い非公開となった過去インタビューの再掲載事例です）

予算策定業務の効率化を筆頭に、数値管理に強い組織を狙います ～クラウド事業A社～

当社グループは、東京都心部に展開する都市型インターネットデータセンター(iDC)をコアに、企業のビジネスにおけるIT活用及びインターネットを介した様々なITサービス・事業を支援する「総合ITアウトソーシングサービス」を提供しています。

予算策定業務が煩雑になりつつもシステム化を先送りに・・・気づけば毎年徹夜で集計。

【導入前の課題】

　会社創立時からエクセルで予算を策定しておりました。当社の予算作成方法は、各部門・子会社の代表で構成される予算委員会を立ち上げ、ボトムアップで予算編成を行っております。 しかし、年度が経るにつれて、拠点や組織、グループ会社が増え集計作業が煩雑になっていきました。また、事務局である我々が各担当から提出期限ギリギリに届く各シートを徹夜で集計し翌日の会議に臨んでまいりました。

　特に運営上課題となっていたこととして、エクセル集計では関数式を人が都度入力するため、人的ミスが生じやすいことと、バージョン管理(=先週と今週での数値の差異把握、など)が困難なため、例えば、営業が見込み数値を入力したと言っても一体どこに反映されているのか事務局で把握する術がなく、日付を変えた前週のエクセルと数値の差異がある箇所を1つずつ確認しなければならなかったことです。その量はエクセルのシート数としては30〜40にのぼっておりました。

　予算策定業務はシステム化したいとは前々から思いつつも、年度により方針やロジックが変更となるため、その要件設定をする煩雑さがある一方、1年に1シーズンのスポット的な業務なため、日々の目の前の業務をこなすことに追われ、システム化が実施できずにおりました。

現運用(エクセル集計)を2ヶ月ほどの短期間でシステム化し納品も運営もスムーズに！

【Workday Adaptive Planningを選んだ理由】

　大きく分けて3点あります。まず1点目に、システム化に伴う納品のスピードです。予算策定業務は前述の通り年度毎にロジックが異なるため、それが決まり次第、迅速に対応しなければなりません。そのため、短納期が必須でした。Workday Adaptive Planningが2カ月程度なのに対し、他のシステムは半年〜1年でした。

　2点目として、利用しているユーザー自身でロジックの変更・追加が可能なことです。万一、システム化する内容が納品途中で変わったとしてもその変更内容を自分で反映できる点が非常に魅力でした。そのメリットは中長期的に利用する、という観点でも大事だと思っております。

　最後の点としては現場ユーザーの操作が容易な点です。エクセルに限界を感じていた弊社にとって、導入したかったのは既成のパッケージではなく、今運用しているものをできる限りそのままインターフェイスを変えるだけのもの、言い換えるとエクセルをWebに移しかえたものが安価で実現できるものです。実際に想定よりも現場ユーザーの運営がスムーズに運ぶことができました。

これまでの徹夜作業が無くなり、レポート作成やデータ抽出作業が劇的に改善

【導入後の様子】

　現在はアカウントを各部門のマネージャーに配布し運営しております。正直、現場ユーザーはエクセルからWorkday Adaptive Planningへ入力をかえただけですので現場(数値入力作業)の工数は依然と変わらないのが実情ですが、数値集約業務を行っていた我々は徹夜作業がなくなり、報告締切日の翌朝にレポートをプリントアウトするだけになりました。

　また、社内では3年後の売上予想に関するシミュレーションも行っているのですが、これまでは膨大なリンク参照で構成されている予算管理シートを基準にたてておりましたが、数パーセント値を変えるだけで変更ができます。

BIツールでもあるWorkday Adaptive Planningではデータの編集・加工が楽に行えるためシミュレーションに必要なデータを簡単に取り出せ、社内資料を以前よりも早く作成できるようになりました。

各部門内、現場での数字意識向上を目指し、効率よく数値管理が出来る組織へ

【今後の展望】

　各部門の実績と予算の差異を担当者にリアルタイムにフィードバックしていくことで、各部門に数値感覚を持ってもらうようにしたいと思います。また現場のユーザーも昨年の実績などと比較しながら予算を立てているため、その運用が普及すれば現場の報告作業時間短縮にもつながります。

　今回、予実管理に特化したクラウドサービスを導入しましたが今後営業支援サービスや人事管理システムなどとのデータ連携をし、さらなる会社全体の数値管理が効率的に行っていけることが将来の展望です。 Workday Adaptive Planningとは？＞＞ https://bit.ly/38d0HzA