予実管理のシステムで出来ることとは？機能や目的も初心者向けに解説

予実管理の担当をしていて、Excelの煩雑な作業にうんざりしていて、効率化したいと考えている人は多いのではないでしょうか？

とはいえ、効率化するためのツールで何が実際に出来るのか分からず、予実管理システムの導入を検討するまでには至らないという声もよく聞きます。

そこで今回は、予実管理のシステムで出来ることを解説いたします!

どこまでの業務をシステムでカバーできるようになるのか知りたい方に、参考になる情報をお届けできればと思います。

＜筆者のプロフィール＞

この記事は、予算管理システムの導入歴8年以上、数百社の予算管理を見てきたコンサルタントが実際のプロジェクト経験に基づいて記載します。

上場企業の予実管理のシステム化プロジェクトも多数経験していて、様々な予実管理システムに携わって得た知識を元にお伝えします。

＜目次＞

1) 予実管理システムで出来ること

　 1.1) Input（入力）

　 1.2) Output（出力）

　 1.3) Simulation（予測）

2) なぜ、予実管理システムを使うのか？

3) 予実管理システムを使う必要がないのは？

4）まとめ

（動画で内容を把握したい方はこちら↓）

1)予実管理システムで出来ること

　1.1) Input（入力）

予実管理システムにおいて、以下が「Input（入力）」の分野に関連する主な機能やできることです。

・数値のリアルタイム集計

　→各数値は入力したタイミングで親科目や上位組織（課→部→本部など）に自動で集約されます。

・入力制限

　→計算により算出する値については、数式が変更されてしまうことがないように入力制限（＝ロック）を設定できます。

・数式参照

　→計算により算出された値は、数式内の要素となっている各項目にリンクされており、元の値に辿っていくことができるシステムもあります。

・実績比較

　→実績データを連携すると見通しを入力する際に、実績値を参照しながら見通し値を入力することが可能です。

・明細ドリルダウン機能

　→実績値と併せて仕訳帳データも連携することで、実績数値の内訳確認をする際に実績データのシステム（＝基幹システム）にアクセスする必要がなくなります。

・配賦設定

　→配賦ルールを設定しておくと、入力された値に対し配賦処理がなされます。多段階配賦にも対応しているシステムもあります。

・連結処理機能

　→連結処理においては、各システムで仕様感にばらつきがありますが、内部取引消去の自動設定や、調整仕訳の入力などが可能となります。

・実績システムとの自動連携

　→実績データのシステム（＝基幹システム）と自動連携させることで、日次や週次など、自動的に最新の実績データを取得し予算との対比分析ができます。

　1.2) Output（出力）

予実管理システムにおいて、以下が「Output（出力）」の分野で出来る主なことです。

・帳票作成

　→昨今の予実管理システムでは、ユーザが自分たちで帳票の新規作成やメンテナンスが出来るように、直感的なドラッグ＆ドロップ操作で帳票作成が出来るようなものもあります。

・帳票からのドリルダウン

　　→入力された各数値は帳票にリアルタイムで反映し、その数値は選択をすると

内訳や詳細情報にドリルダウンできます。

・Excel/PDF出力

　　→帳票は、システムからExcelやPDF形式などで出力されます。

・データストレージ機能

　→システムには、作成した帳票とは別に、会議資料や共有ファイルなどを格納できるものもあります。

　1.3) Simulation（予測）

予実管理システムにおいて、以下が「Simulation（予測）」の分野で出来る主なことです。

・バージョン比較

　　→各入力数値は、「期初予算」「実績」「〇月時点見通し」「△時点見通し」など、複数のデータバージョンを分けて保持できるため、各バージョンを容易に対比させることができます。

　　また、為替変動のシミュレーションができるものもあります。

・ダッシュボード

　　→ダッシュボードのグラフを利用することで、帳票よりも視覚的にデータを分析することが可能になります。数値の内訳や詳細情報にドリルダウンできます。

・パラメータ設定

　　→複数のロジック設定を並立して保持できるため、シナリオ分析が可能となります。

・通貨設定

　　→海外拠点や子会社などが、現地通貨で入力したものを適切なレートにより換算集計します。

・グローバル利用

　　→予実管理システムの多くは、グローバルに対応しており、複数の言語によるメニュー表示や入力が可能です。

2) なぜ、予実管理システムを使うのか？

ここまで、予実管理システムで出来ることを紹介してきましたが、Excelやスプレッドシートにはない機能であったり、上位互換となる機能も多いと思います。

（もちろんシステムにより機能レベルは異なってきますので、注意が必要です。）

ただし機能があるからと言って、「予実管理システムを導入するべき!」とはなりません。

―大切なのは、担当の方の業務量がどれほど削減されるのか、

また業務の質がどれほど上がるのかということです―

システムの導入に適しているのは例えば、予実管理における作業時間の内訳を考えたときに、「数値の集計」「ロジック確認」「Excelフォーマット管理」に大半の時間を割かれ

本来の業務である「予実分析」に注力できていないという事態の時です。

業務のうち「予実分析」に使える時間は、平均で25％程度と言われています。

これを改善させるために、予実管理システムを導入する企業が多いのです。

システムによっては70％の工数削減をし、より質の高い「予実分析」が可能となります。

3) 予実管理システムを使う必要が無いケースは？

予実管理システムを利用するメリットは多々ありますが、全ての企業において利用を検討するべきだとは、私自身は思っていません。

結局のところ、予実管理システムの導入には費用が掛かりますし、

操作が簡単なシステムだからといって、システムのスキルトランスファーは必要です。

導入を検討する前にはROI＝費用対効果は必ず確認しなくてはいけません。

（投資により、どれほどの利益や効果を得られたのかを表す指標）

例えば、予実管理の対象部署や予算策定に関わる人数が少ない場合、

予算策定フォーマットがなく、フリーワードでの予算策定をしている場合などは予実管理システムを導入しても、その費用対効果は高くないと考えられます。

このように、予実管理システムの導入には向いていない企業もあります。

4)まとめ

今回は、予実管理システムで出来ることについてまとめました。

現在Excelやスプレッドシートを利用している企業の担当者の方には、興味のある機能があったのではないでしょうか？

機能の良し悪しだけでなく、その機能があることで、皆さんの業務がどのように変わるのかを考えてみていただくと良いと思います。

―大切なのは、担当の方の業務量がどれほど削減されるのか、

また業務の質がどれほど上がるのかということです―

以上、皆さんの日々の予実管理業務にお役に立てれば幸いです。

参考＞

予実管理ソフトを動画で見てみる